Migrar desde GoHighLevel a ConvertCore AI#

Esta guía está hecha para alguien que ya pagó GoHighLevel un par de meses, se cansó del double-booking, del soporte en inglés y de pagar $97 dólares al mes. La meta es que en una tarde tengas ConvertCore AI corriendo en paralelo con GHL, valides que todo funciona, y al final del día canceles GHL sin remordimiento.

No es una guía teórica. Es un plan de ataque con orden, decisiones tomadas y trampas señaladas.

Antes de empezar: lo que tienes que saber#

ConvertCore AI no es un clon de GoHighLevel. Hay tres diferencias de modelo que tienes que entender antes de migrar, porque cambian cómo organizas la información:

1. El calendar es por staff, no por agenda. En GHL puedes tener a Fabi en dos calendarios distintos y el sistema permite que la doble-bookee. En ConvertCore eso es imposible: la disponibilidad pertenece al profesional, no al calendar. Si Fabi tiene una cita a las 11 AM, está bloqueada en todos los calendars donde aparezca. Lee Configura tu calendario y evita el double-booking antes de seguir.
2. Multi-workspace nativo, sin plan Agency. En GHL para tener varios clientes pagas el plan Agency ($297/mes). En ConvertCore, cualquier plan incluye varios workspaces. Un login, todos tus negocios.
3. Workflows tienen 7 triggers y 6 actions. En GHL hay docenas. ConvertCore es deliberadamente más estrecho — cubre el 95% de los casos reales y se entiende sin tutorial. Si tu workflow de GHL usa 15 nodos, vas a poder reconstruirlo con 5 o 6 acá.

Si te suenan razonables, sigamos.

Plan en 8 pasos (1 tarde, 4-6 horas)#

Si tienes menos de 500 contactos y agenda solo, sale en 2 horas. Si tienes más de 5000 contactos o equipo de 5+, plánelo en un fin de semana o pídenos migración asistida en convertcoreai.com/contact.

Paso 1. Crear cuenta y workspace#

Ve a convertcoreai.com/signup, crea cuenta con magic link o Google, y completa el wizard de workspace (nombre, zona horaria, color primario). Si necesitas detalle, lee Crea tu primer workspace en 5 minutos.

No invites a tu equipo todavía. Mejor primero terminas la configuración base, importas datos, y cuando todo esté listo invitas. Así no entran a un workspace medio cocinado.

Paso 2. Configurar categorías, working hours y service calendars#

Antes de importar nada, ConvertCore necesita la estructura del calendar lista. Si importas citas sin categorías ni service calendars, las citas quedan huérfanas y hay que reasignarlas a mano.

2.1 Mapea tus calendars de GHL a service calendars de ConvertCore#

Abre tu lista de calendarios en GHL (Settings → Calendars). Por cada uno, decide:

• ¿Es un calendar separado o se puede fusionar con otros? Si en GHL tienes "Fabi - Faciales" y "Fabi - Corporales" porque GHL te obligó a separarlos, en ConvertCore puedes fusionarlos en un solo service calendar Servicios spa con dos servicios distintos. Menos calendars = menos confusión.
• ¿Quién atiende? Lista el staff de cada calendar.
• ¿Qué servicios cubre? Lista los servicios con duración.

Ejemplo de mapeo (Blossom Spa):

Pasaste de 4 calendars a 2.

2.2 Crea las categorías color-coded#

Settings → Categories. Crea las que vas a usar (ejemplo: Valoración rosa, Facial azul, Corporal amarillo, Relajación verde, Bloqueo gris). Detalle en Configura tu calendario.

2.3 Define working hours por staff#

Settings → Working Hours. Por cada miembro del equipo, los días que trabaja y los bloques horarios. Las working hours en ConvertCore son por persona, no por calendar — copia el horario más amplio que cada profesional usa entre sus calendars de GHL.

2.4 Crea los service calendars#

Settings → Service Calendars. Por cada calendar de tu mapeo:

1. Nombre.
2. Staff pool.
3. Categoría default.
4. Lista de servicios (nombre, duración, categoría específica si difiere).

Cuando termines, prueba reservar una cita interna desde Calendar. Si todo se ve bien, el motor está listo.

Paso 3. Exportar todo desde GoHighLevel#

GHL no tiene un botón "exportar todo". Vas a sacar las cosas en piezas.

3.1 Contactos#

Contacts → All Contacts → Export. GHL te da un CSV con email, teléfono, tags, custom fields, notas. Descárgalo. Si tienes más de 10,000 contactos, te lo manda por correo en unos minutos.

Limpieza recomendada antes de importar a ConvertCore:

• Borra duplicados obvios (mismo email, mismo teléfono).
• Borra contactos sin email Y sin teléfono — son ruido que nunca vas a contactar.
• Borra contactos con tags test, imported_old, delete o similares.
• Si tienes tags en inglés que ya no usas, decide ahora cuáles eliminas.

Hazlo en Excel/Google Sheets antes de importar. Es 100x más fácil que después.

3.2 Citas futuras#

GHL no exporta citas en CSV directo. Hay dos caminos:

• Camino A (recomendado, manual): ve a tu calendar de los próximos 30-60 días, lista las citas futuras a un Sheet con: fecha, hora, staff, cliente (email + nombre), servicio, duración. Si son menos de 50 citas, sale en 30 minutos.
• Camino B (API): GHL tiene API para listar appointments. Si tienes 200+ citas futuras, escríbenos a convertcoreai.com/contact y te ayudamos con un script.

No te preocupes por las citas pasadas. Para histórico están en GHL. Si quieres, exporta un PDF antes de cancelar.

3.3 Plantillas de mensajes#

Abre tus templates de email/SMS en GHL y copia el contenido a un doc. ConvertCore usa otra sintaxis de variables ({{contact.first_name}} en vez de {{contact.firstname}}), así que vas a tener que adaptarlas. No las vas a poder importar como CSV — se reescriben a mano en Settings → Communications.

3.4 Workflows#

GHL no exporta workflows. Lo que vas a hacer es abrir cada workflow en GHL y tomarle screenshot o lista de:

• Trigger.
• Pasos en orden con sus condiciones.
• Plantillas de mensaje que envía.

Luego los reconstruyes en ConvertCore. Suele dar la oportunidad de simplificarlos — muchos workflows de GHL crecen con parches que ya no hacen falta.

3.5 Pipelines y opportunities#

Opportunities → Export en GHL te da un CSV de los deals con etapa, valor, contacto. Descárgalo.

Paso 4. Importar contactos#

Contactos → Importar en ConvertCore.

1. Sube el CSV limpio de GHL.
2. ConvertCore detecta columnas y te muestra un wizard de mapeo.
3. Mapea: first_name → Nombre, email → Email, phone → Teléfono, tags → Tags, etc.
4. Para custom fields: si tu CSV trae columnas como custom_birth_date o custom_gym_plan, ConvertCore te ofrece crear el custom field al vuelo durante el import.
5. Confirma. La importación corre en background.

Cuando termina, te muestra: total importados, total con error, total duplicados (deduplica por email automáticamente).

Verifica con 10 contactos al azar que tags y custom fields se vean correctos antes de seguir.

Paso 5. Importar citas futuras#

Tienes dos opciones:

• Recreación manual: si son pocas, abre Calendar → Nueva cita y crea cada una. Asigna el contacto correcto (el buscador autocompleta), staff, servicio, hora. Manda el email/WhatsApp de confirmación si quieres avisar al cliente del cambio de plataforma.
• Import vía CSV: si son muchas, en Calendar → Importar citas puedes subir un CSV con: email_contacto, fecha, hora, calendar_slug, servicio_slug, staff_email. ConvertCore valida que no haya double-booking y te lista cuáles fallaron por choque.

Después de importar, filtra el calendar por los próximos 7 días y verifica que las citas se ven con el color correcto y el staff asignado.

Paso 6. Reconstruir workflows#

Aquí está el ahorro de tiempo. En GHL probablemente tienes 8-15 workflows, pero solo 3-5 son críticos: los que de verdad hacen funcionar el negocio cuando duermes.

Regla: reconstruye solo los críticos. Los workflows de GHL que disparaban una vez al mes pueden esperar semanas.

Los 3 workflows críticos para casi todo negocio de servicios#

1. Confirmación de cita

• Trigger: appointment booked
• Acción 1: enviar email con plantilla confirmacion-cita
• Acción 2: enviar WhatsApp (wa.me o template Twilio) con el resumen
• Acción 3: agregar tag cliente-activo

2. Recordatorio 24 horas antes

• Trigger: appointment booked
• Acción 1: esperar hasta 24h antes de la cita
• Acción 2: enviar SMS o WhatsApp con recordatorio
• Acción 3: si el cliente confirma vía link → tag confirmado; si no responde → tag pendiente-confirmar

3. Follow-up post-cita

• Trigger: appointment booked
• Acción 1: esperar 2 horas después del fin de la cita
• Acción 2: enviar email de agradecimiento + link para reservar de nuevo
• Acción 3: si no reserva en 30 días → tag dormido

Si tu negocio tiene flujos específicos (ej. nurturing de leads largos, recuperación de carrito), cópialos del GHL después.

Detalle del motor de workflows: Workflows: automatiza lo que haces todos los días.

Paso 7. Reemplazar el widget de booking#

Si tu sitio tiene el widget de GHL embebido, hoy mismo tienes que cambiarlo.

1. Settings → API Keys en ConvertCore. Genera una API key, copia el snippet <script>.
2. En tu sitio (WordPress, Webflow, custom), reemplaza el <script> viejo de GHL por el nuevo de ConvertCore.
3. Reemplaza el <button> o el div del widget de GHL por el de ConvertCore (data-convertcore-booking).
4. Prueba en incógnito: agenda una cita de prueba. Verifica que llega al calendar de ConvertCore.

Detalle paso a paso: Embebe el widget de reservas en tu sitio.

Si tu sitio tiene varios botones, reemplázalos todos. No conviene tener mitad GHL mitad ConvertCore — vas a duplicar citas.

Paso 8. Paralelo de 7 días, luego cancelar#

No canceles GHL el mismo día. Mantén ambos sistemas activos por 7 días para:

• Verificar que las citas nuevas entran a ConvertCore correctamente.
• Confirmar que los workflows disparan los mensajes que esperabas.
• Atender citas pendientes que estaban en GHL.

Día 1-3: monitorea ambos. Si entra una cita en GHL, créala manualmente en ConvertCore (debería ser raro si ya cambiaste el widget).

Día 4-7: solo ConvertCore activo. GHL en read-only para consulta.

Día 8: cancela GHL desde su billing portal. Exporta un backup completo de contactos antes de cancelar (por si acaso). Tu suscripción termina al fin del periodo pagado.

Tabla de equivalencias rápida#

Si tu uso de GHL depende fuerte de Funnels, Memberships o WhatsApp Business API completo, hoy ConvertCore no te cubre 100%. Avísanos en convertcoreai.com/contact para contarte el roadmap.

Errores frecuentes durante la migración#

"Importé contactos pero los tags vienen como un string largo separado por comas." El CSV de GHL los exporta así. ConvertCore los detecta automáticamente y los splittea, pero verifica con un contacto que las tags individuales se vean bien. Si no, vuelve a exportar de GHL marcando "Multi-row tags".

"El widget nuevo no aparece en mi sitio." Probable CSP (Content Security Policy) bloqueando el script. Agrega convertcoreai.com a tu script-src y frame-src. Detalle en Embebe el widget de reservas.

"Mis recordatorios automáticos llegan duplicados." Tienes el workflow activo en ambos sistemas a la vez. Pausa el workflow en GHL apenas tengas el de ConvertCore corriendo.

"GHL no me deja exportar citas." Cierto, GHL es restrictivo con datos. La opción es la API o recreación manual. No hay tercera vía.

"Quiero migrar pero tengo 50,000 contactos." No lo hagas tú solo. Escríbenos a convertcoreai.com/contact y hacemos migración asistida sin costo extra para volúmenes grandes.

Cuándo NO migrar todavía#

Sé honesto contigo. ConvertCore AI no es para todos los casos de GHL. No migres si:

• Tu negocio depende de funnels/landing pages construidos en GHL y no quieres tocarlos. ConvertCore no es page builder.
• Usas Memberships o cursos pagados nativos de GHL. No los tenemos.
• Necesitas WhatsApp Business API completa con plantillas aprobadas, listas dinámicas, etc. Hoy hacemos click-to-chat, no API plena.
• Tu agencia revende GHL White Label y eso es parte de tu modelo.

Si nada de eso aplica, puedes migrar.

Si quedaste con dudas#

Esta guía cubre el 80% de los casos. Si tu situación tiene aristas que no están aquí, escríbenos en convertcoreai.com/contact. Si vienes de una agencia con varios clientes, mejor reserva un demo y resolvemos en vivo en 30 minutos.