Equipo y roles: invita gente y controla quién ve qué#

Esta guía es para el dueño del workspace. Te muestra cómo armar tu equipo, qué hace cada rol y cómo evitar que alguien vea o cambie cosas que no le tocan.

ConvertCore AI tiene cuatro roles. No siete, no doce, no tres. Cuatro. Cada uno está pensado para una función real del negocio.

Los cuatro roles#

Regla mental: si tienes que pensar más de 10 segundos qué rol asignar, usa staff. Es el más restrictivo y siempre puedes promoverlo después.

Paso 1. Decide quiénes van a entrar#

Antes de invitar, anota en una hoja:

• Owner: tú.
• Admin: una persona de máxima confianza, máximo dos. Suele ser el socio o un gerente. Si tu negocio es solo tú, no asignes admin a nadie todavía.
• Staff: cada profesional que atiende. Listalos con email y nombre.
• Recepcionista: si hay alguien que solo agenda y atiende mensajes, sin ser profesional.

Para Blossom Spa, por ejemplo, sería:

• Owner: Fabi
• Staff: Doris
• (sin admin, sin recepcionista hasta que el spa crezca)

Cuando crezca y entre alguien a recepción → recepcionista. Si Doris empieza a configurar workflows ella misma → admin.

Paso 2. Invita a cada miembro#

Ve a Settings → Members → Invitar miembro.

Completa:

• Email: el correo de la persona. Es lo que usa para entrar.
• Rol: elige uno de los cuatro.
• Mensaje opcional: una línea para personalizar el correo de invitación. Útil para "Hola Doris, ya armé tu cuenta. Es magic link, sin contraseña."

Pulsa Enviar invitación. ConvertCore manda un correo con un link /invite/[token] que dura 7 días.

El correo lo manda Resend. Si la persona dice que no le llegó, revisa spam, confirma el correo escrito, o pídele que entre a convertcoreai.com/login e ingrese su correo — el sistema detecta la invitación pendiente.

Paso 3. La persona acepta la invitación#

Cuando hace click en el link del correo:

1. Si no tiene cuenta: completa email + magic link. Después aparece la pantalla "Aceptar invitación a [Workspace] como [rol]". Pulsa aceptar y entra al dashboard del workspace.
2. Si ya tiene cuenta (estaba en otro workspace): hace login normal. ConvertCore detecta la invitación y le ofrece aceptarla. La persona puede aceptar o rechazar.

Después de aceptar, el invitado aparece en Settings → Members con su rol. Ya puede usar el workspace según permisos.

Paso 4. Conecta los miembros con calendars y working hours#

Invitar no es suficiente para que un staff aparezca en el calendar. Tienes que:

1. Agregarlo al staff pool de los service calendars donde atiende. Settings → Service Calendars → [Calendar] → Staff.
2. Definirle working hours. Settings → Working Hours → [Staff] → Editar.

Sin estos dos pasos, el miembro está en el workspace pero no recibe citas. Es un error frecuente. Si invitas a Doris pero el widget público no la muestra como disponible, casi siempre es esto.

Cómo se ve el dashboard según el rol#

Owner / Admin#

Ven todo. Sidebar completo: Dashboard, Contactos, Pipeline, Calendar, Tareas, Conversaciones, Formularios, Workflows, Reportes, todo el área de Settings.

Staff (ej. Doris)#

• Dashboard: KPIs filtrados a sus clientes y sus citas.
• Contactos: ve todos los contactos del workspace pero los que aparecen primero son los que ha atendido. Puede crear y editar.
• Calendar: ve todas las citas del workspace, pero las suyas están resaltadas. Puede crear citas en los service calendars donde está incluida.
• Conversaciones: ve mensajes de clientes que ha atendido o que están asignados a ella.
• Tareas: solo las suyas.
• No ve: Settings, Workflows, Formularios builder, Reportes globales del negocio.

Recepcionista#

• Dashboard: KPIs operativos (citas hoy, llamadas pendientes, tareas).
• Contactos: ve y edita todos.
• Calendar: ve y agenda en cualquier calendar. Mueve citas. Cancela.
• Conversaciones: ve todo el inbox unificado del workspace, responde por cualquier canal.
• Tareas: ve todas, asigna a staff.
• No ve: Settings, Workflows, Reportes.

Cómo el sistema aísla los datos entre workspaces#

ConvertCore AI es multi-tenant nativo. Esto importa porque:

• Un usuario puede pertenecer a varios workspaces distintos (ej. Fabi en su Blossom Spa + Fabi como invitada en una agencia).
• Cuando entra a un workspace, solo ve datos de ese workspace. Los contactos, citas, deals, etc., están separados por workspace_id a nivel de base de datos (Row Level Security en Supabase).
• Es imposible que una query devuelva datos de un workspace al que no perteneces. No es solo control de UI: si alguien con habilidades técnicas intentara leer tus datos desde otro workspace, la base de datos rechaza la consulta.

Esto significa que puedes aceptar invitaciones de clientes y agencias sin miedo: tus datos están aislados de los suyos.

Cambiar de workspace#

Selector arriba a la izquierda, junto al logo. Click → lista de workspaces a los que perteneces → click → entras a ese workspace.

⌘K o Ctrl+K también te permite buscar y cambiar de workspace.

Cambiar el rol de alguien#

Settings → Members → [Persona] → Cambiar rol → guardar. Aplica al instante. Si la persona estaba con sesión activa, su próxima recarga de página ya tiene los permisos nuevos.

Quitar a alguien del workspace#

Settings → Members → [Persona] → Remover del workspace. La persona pierde acceso de inmediato. Sus datos de actividad pasada (citas que atendió, contactos que creó) no se borran — solo deja de aparecer como miembro activo.

Si la persona vuelve, le invitas de nuevo. No hay penalización ni rastreo "ex-miembro".

Transferir ownership#

Solo el owner actual puede hacerlo. Settings → Workspace → Transferir ownership → seleccionar admin → confirmar con tu contraseña-link.

Pasos:

1. La persona destino ya tiene que ser admin del workspace.
2. Confirmas vía magic link a tu correo.
3. Tú pasas a ser admin (no te quedas afuera).
4. La persona nueva pasa a ser owner — incluye facturación.

Útil si vendes el negocio o si delegas la administración por completo.

Errores frecuentes#

"Invité a alguien y no le llega el correo." Casi siempre es spam. Pídele que revise. Si en 5 min no llega, vuelve a invitar (puedes reenviar desde Settings → Members → [Pendiente] → Reenviar).

"Le di rol staff y no puede crear contactos." Sí puede. Asegúrate de que ya aceptó la invitación (su nombre aparece sin "pendiente") y que está mirando el workspace correcto en el selector.

"Mi staff ve el calendar de otros y no quiero." Es por diseño: para evitar double-booking, todos los staff ven la disponibilidad del equipo. Lo que no ven es la información personal del cliente atendido por otro staff (puedes activar "Privacidad estricta" en Settings → Workspace si quieres ocultar nombres de cliente cuando no es suya la cita).

"Quiero un rol que sea como staff pero pueda configurar sus propias plantillas de email." No existe ese rol. Lo más cercano es admin. Si necesitas más granularidad, escríbenos a contact.

"Mi recepcionista no puede ver Workflows, ¿es bug?" No, es por diseño. Workflows pueden disparar correos masivos y mover deals — no es algo para recepción. Si quieres que los maneje, hazla admin.

Buenas prácticas para agencias#

Si manejas varios clientes:

• Un workspace por cliente. No mezcles varios negocios en un solo workspace.
• Tú entras a cada uno como owner o admin (depende del trato).
• El cliente como owner del suyo, así puede pagar su propia suscripción si quieres separar billing.
• Staff del cliente solo en su workspace. No mezcles tu equipo con el del cliente — si tu diseñador ayuda con plantillas, agrégalo como admin temporal y quítalo cuando termine.
• Naming convention: usa nombres descriptivos en los workspaces (Blossom Spa - Producción, no solo Blossom), te ayuda cuando manejas 10+.

Próximos pasos#

• Configurar calendars y working hours para cada staff.
• Ver planes y facturación para saber cuántos miembros incluye tu plan actual.
• Configurar comunicaciones para que los miembros tengan plantillas listas.