Comunicaciones: email, SMS y WhatsApp en un solo hilo#

ConvertCore AI no es un cliente de correo ni un dialer. Es el lugar donde toda la conversación con cada cliente queda unificada — sin importar si fue por correo, SMS o WhatsApp — para que cualquier persona de tu equipo entienda el contexto sin abrir tres apps.

Esta guía te muestra cómo conectar los canales, crear plantillas y manejar el inbox.

Canales disponibles#

• Email transaccional corre sobre Resend. Requiere tu propia cuenta.
• SMS corre sobre Twilio. Requiere tu propia cuenta.
• WhatsApp automático (confirmaciones, recordatorios, workflows) usa Meta Business API. ConvertCore gestiona todo por ti — ver Paso 2.
• Conversaciones es el inbox unificado: cada contacto tiene un hilo con todos sus mensajes en orden cronológico, filtrable por canal.

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Paso 1. Conectar Resend (correo)#

1.1 Crear cuenta y verificar dominio#

1. Ve a resend.com y crea una cuenta.
2. Agrega tu dominio (ej. blossomspa.com).
3. Resend te muestra registros DNS para verificar el dominio (SPF, DKIM, opcional DMARC).
4. Pega esos registros en tu proveedor de DNS (Cloudflare, GoDaddy, etc.).
5. Espera 5–30 minutos a que verifique. Resend te avisa cuando está listo.

Sin verificación de dominio, tus emails llegan a spam casi siempre. Con dominio verificado, llegas al inbox.

1.2 Generar API key#

En Resend: API Keys → Create API Key. Dale un nombre (ConvertCore producción) y copia la clave.

1.3 Configurar en ConvertCore#

Settings → Comunicaciones → Email:

• API Key: pégala aquí.
• From email: el correo desde el que enviarás (hola@blossomspa.com).
• From name: el nombre que el destinatario ve (Blossom Spa).
• Reply-to (opcional): si quieres que respondan a otra dirección.

Pulsa Probar conexión. ConvertCore manda un email de prueba a tu correo. Si llega, todo está en orden.

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Paso 2. Activar WhatsApp#

ConvertCore envía mensajes de WhatsApp automáticos (confirmaciones de cita, recordatorios, workflows) usando Meta Business API. Tú no necesitas crear cuentas en Meta ni conseguir números por tu cuenta — ConvertCore lo gestiona por ti.

Cómo funciona el proceso de activación#

1. Ve a Settings → Comunicaciones → WhatsApp.
2. Si WhatsApp no está activo, verás un panel que explica qué incluye el servicio.
3. Haz click en "Solicitar activación de WhatsApp".
4. El equipo de ConvertCore recibe tu solicitud y te contacta en menos de 24 horas.
5. ConvertCore gestiona la verificación con Meta y el número dedicado para tu negocio.
6. Una vez activo, tus workflows empiezan a enviar mensajes de WhatsApp automáticamente.

No necesitas aprobar templates con Meta ni configurar nada más — ConvertCore lo hace por ti.

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Paso 3. Conectar Twilio (SMS)#

SMS requiere tu propia cuenta de Twilio. Esto te da control de tus números y mantiene tus costos transparentes.

3.1 Crear cuenta Twilio#

Ve a twilio.com y crea una cuenta. Twilio pide validación de identidad y un depósito inicial (mínimo $20 USD).

3.2 Comprar un número#

Twilio Console → Phone Numbers → Buy a Number. Elige un número del país donde están tus clientes principales.

3.3 Obtener credenciales#

Twilio Console → Account → API keys & tokens:

• Account SID
• Auth Token

3.4 Configurar en ConvertCore#

Settings → Comunicaciones → SMS:

• Account SID
• Auth Token
• Número desde: el número que compraste.

Pulsa Probar conexión. ConvertCore manda un SMS de prueba a tu número.

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Paso 4. Crear plantillas#

Settings → Comunicaciones → Plantillas.

Tipos de plantillas#

• Email: subject + cuerpo con editor visual o markdown. Permite imágenes, botones y links.
• SMS: solo texto, máximo 160 caracteres por mensaje (Twilio cobra por bloques de 160).
• WhatsApp: cuando WhatsApp está activo, puedes crear plantillas de texto que ConvertCore registra y aprueba con Meta por ti.

Variables dinámicas#

Las mismas variables que en Workflows:

• {{contact.first_name}}, {{contact.last_name}}, {{contact.email}}, {{contact.phone}}, campos personalizados ({{contact.tipo_de_piel}}).
• {{appointment.service}}, {{appointment.date}}, {{appointment.time}}, {{appointment.staff}}.
• {{deal.title}}, {{deal.value}}.
• {{workspace.name}}, {{workspace.support_email}}.

Si una variable no tiene valor para ese contacto, queda vacía. Prueba cada plantilla antes de activarla.

Plantillas que casi todos necesitan#

Empieza con 3–4 plantillas. No intentes cubrirlo todo desde el día uno.

Editor de plantillas email#

• Modo visual: editor WYSIWYG. Negrita, listas, links, colores básicos.
• Modo markdown: si prefieres escribir en texto plano.
• Preview con datos reales: eliges un contacto y ConvertCore te muestra cómo se ve el email con las variables resueltas.

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Paso 5. Conversaciones: el inbox unificado#

Conversaciones en el sidebar.

Lista de conversaciones#

• Por contacto: cada hilo es un contacto. La lista se ordena por última actividad.
• Filtros: solo emails, solo SMS, solo WhatsApp, no leídos, asignados a mí.
• Búsqueda: por nombre del contacto o contenido del mensaje.

Vista de un hilo#

Click en un contacto para abrir el timeline:

• Mensajes enviados y recibidos en orden cronológico.
• Cada mensaje muestra el canal (email / SMS / WhatsApp), fecha y hora, quién lo envió (cliente, miembro del equipo o workflow automático), y el contenido.
• Puedes responder desde el inbox: caja inferior, eliges canal, escribes y envías.

Asignar conversación a un miembro#

Si trabajas en equipo, asigna cada conversación a quien va a responder. Botón "Asignar" arriba del hilo. Aparece en el dashboard de esa persona.

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Paso 6. Logs de envío#

Settings → Comunicaciones → Logs. Cada email, SMS o WhatsApp enviado deja un registro con:

• Fecha y hora.
• Destinatario.
• Plantilla usada.
• Workflow que lo disparó (si aplica).
• Estado: enviado, entregado, abierto (email), rebotado, fallido.
• Razón del fallo si aplica (ej. número inválido, bounce de email).

Útil cuando un cliente dice "no me llegó nada": buscas en logs y ves si se mandó, a dónde y cuál fue el estado real.

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Paso 7. Mejores prácticas#

Para emails#

• Verifica tu dominio en Resend. Sin DKIM, tus emails van a spam siempre.
• Subject line corta y específica: "Tu cita confirmada — viernes 10:30" funciona mejor que "Confirmación de tu reserva".
• Diseña para celular: el 70% de los emails se leen en teléfono. Evita tablas anchas e imágenes pesadas.
• Un solo botón de acción principal: "Ver detalles", "Reagendar", "Confirmar". Más botones reducen los clicks.
• Footer con cancelar suscripción: obligatorio en emails de marketing (boletines, promociones). No aplica en emails transaccionales (confirmaciones, recordatorios).

Para SMS#

• Sé breve. Cada SMS son 160 caracteres — si te pasas a 161, Twilio lo cobra como 2 mensajes.
• Identifica tu negocio al inicio: "Blossom Spa: tu cita...". El cliente no reconoce el número saliente.
• Evita emojis: algunos carriers en LatAm reducen la tasa de entrega con emojis.
• Link corto: si vas a incluir una URL, usa un acortador.

Para WhatsApp#

• Longitud está bien: WhatsApp no cobra por caracteres, lo importante es que el mensaje sea claro.
• Termina con una pregunta abierta: "¿Te confirmo o prefieres otro horario?". Esto inicia una conversación real.
• Tu equipo debe responder en menos de 1 hora o el cliente pierde el hilo.

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Errores frecuentes#

"Mando email y llega a spam." El dominio no está verificado en Resend, o tu reputación de envío es baja porque mandaste volúmenes altos desde el inicio. Verifica DKIM y empieza con 200–500 emails/día para construir reputación gradualmente.

"SMS no llegan a clientes en otro país." Twilio tiene reglas por región. Algunos países exigen registro previo (Brasil, México). Revisa Twilio Console → Programmable Messaging → Geo Permissions.

"Variables salen vacías en los mensajes." Posibles causas: error de escritura en el slug de la variable, el contacto no tiene ese dato, o el workflow no tiene el contexto correcto (ej. usar {{appointment.date}} en un trigger contact created — ahí no hay cita todavía).

"WhatsApp no abre la conversación." El número del contacto no está en formato internacional. Tiene que ser +593... o +52..., no 0.... Edita el contacto y corrígelo.

"Mando 1000 emails y la mitad rebotan." Tu base tiene correos inválidos. Antes de un envío masivo, valida la lista con un servicio como NeverBounce. Y nunca mandes a listas compradas — eso destruye la reputación de tu dominio.

"¿Puedo programar un email para el martes a las 10 AM?" Sí, con un workflow: usa el trigger que necesites → acción Esperar hasta fecha/hora → Enviar email. La acción Esperar acepta delays absolutos.

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Próximos pasos#

• Conecta tus plantillas a workflows para automatizar los envíos.
• Configura el widget de reservas y conecta sus eventos a workflows que disparen confirmaciones automáticas.
• Para analizar el rendimiento de tus campañas, lee reportes.

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Estado del sistema y soporte#

Si algo no funciona como esperabas, verifica el estado actual en tiempo real en convertcore.ai/status. Cualquier incidencia activa aparece ahí. Para soporte directo: soporte@convertcore.ai